Khi công việc quá tải, phản xạ đầu tiên của phần lớn chủ doanh nghiệp — đặc biệt là người đang làm một mình hoặc với đội ngũ nhỏ — là nghĩ ngay đến việc tuyển thêm người. Nhưng tuyển người không phải lúc nào cũng là lời giải đúng, nhất là khi phần lớn khối lượng công việc đang quá tải lại là những việc lặp đi lặp lại, có quy tắc rõ ràng.
Công nghệ là đòn bẩy, không phải một khoản chi thêm
Trong mô hình 5 Trụ Doanh Nghiệp Tự Chủ, Trụ Công Nghệ trả lời đúng một câu hỏi: những việc lặp lại đã được giao cho công cụ, phần mềm thay vì thêm người hay chưa? Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa một doanh nghiệp bị trói vào quy mô đội ngũ, và một doanh nghiệp có thể nhân bản năng lực mà không cần nhân bản con người.
Với chủ doanh nghiệp một mình hoặc đội ngũ nhỏ, đây không phải là lựa chọn nâng cao — đây là điều kiện sống còn để không bị chính công việc của mình nuốt chửng.
Việc nào nên giao cho công nghệ, việc nào vẫn cần con người
Không phải việc gì cũng nên tự động hoá. Nguyên tắc đơn giản để phân loại:
- Nên giao công nghệ — việc lặp lại nhiều lần, có quy tắc rõ ràng, không đòi hỏi phán đoán tình huống phức tạp: nhắc việc, tổng hợp số liệu, chăm sóc khách hàng ở các bước cơ bản, tự động hoá báo cáo định kỳ.
- Vẫn cần con người — việc đòi hỏi sáng tạo, ra quyết định chiến lược, xử lý tình huống bất thường, hoặc xây dựng quan hệ tin cậy với khách hàng và đối tác.
Sai lầm phổ biến là đảo ngược nguyên tắc này: giao việc cần con người cho máy móc xử lý cứng nhắc, trong khi bản thân chủ doanh nghiệp vẫn ôm đồm những việc lặp lại đáng lẽ nên được tự động hoá từ lâu.
Ba bước bắt đầu, không cần đầu tư lớn
- Liệt kê mọi việc lặp lại trong một tuần làm việc bình thường — kể cả những việc tưởng như nhỏ nhặt (nhắc lịch, gửi báo giá, tổng hợp đơn hàng cuối ngày).
- Chọn ra một việc để thử nghiệm trước — nên chọn việc lặp lại nhiều nhất và ít rủi ro nhất nếu có sai sót ban đầu.
- Đo lường trước và sau — thời gian bỏ ra cho việc đó trước khi có công nghệ hỗ trợ, và sau khi áp dụng. Con số thực tế sẽ cho biết có nên mở rộng sang việc khác hay không.
Không cần bắt đầu bằng một hệ thống lớn, phức tạp. Một chủ doanh nghiệp tự chủ thường bắt đầu bằng cách tự động hoá đúng MỘT việc gây tốn thời gian nhất, đo lường hiệu quả thật, rồi mới mở rộng dần.
Công nghệ chỉ phát huy khi ghép cùng 4 trụ còn lại
Một sai lầm khác cũng thường gặp: mua phần mềm, công cụ tự động hoá, nhưng đội ngũ chưa có quy trình chuẩn để công nghệ vận hành theo, chưa hiểu vì sao phải dùng, và chưa được luyện kỹ năng sử dụng. Kết quả là công cụ nằm im, không ai dùng, hoặc dùng sai. Công nghệ chỉ thực sự là đòn bẩy khi được ghép cùng Quy trình, Kiến thức và Kỹ năng — bốn trụ này vận hành cùng nhau chính là Trụ thứ năm: Hệ thống, trạng thái doanh nghiệp có thể chạy được ngay cả khi chủ vắng mặt.
